第一条根据《学校招收和培养国际学生管理办法》、《来华留学生高等教育质量规范（试行）》及《西南交通大学学生活动经费管理办法》相关要求，制定本规定。本规定适用于有西南交通大学来华留学生（以下简称留学生）组织、开展、参与的任何形式文体活动，不包含由各培养单位组织的教学活动。国际教育学院为来华留学生活动的归口管理部门。

第二条留学生在活动过程中应严格遵守中国的法律法规以及校纪校规，尊重中国的社会公德和风俗习惯。

第三条国际教育学院为留学生举办各类了解中国社会和历史文化的活动以及有益于身心健康的文体活动，同时也鼓励留学生积极参加学校、培养单位组织开展的各类文体活动。

第四条留学生在不影响学业的前提下，可自愿参加各类合法的社会公益活动，参加活动前应提前至少5天报国际教育学院备案。

第五条留学生如需举行庆祝本国重要传统节日的活动或自行组织学生之间的文体活动，应提前至少5天以书面形式向国际教育学院提出申请，详细说明活动的宗旨、地点、规模、参加人员以及活动具体内容等，活动申请经国际教育学院同意后方可举行。

第六条培养单位或校内相关部门如安排留学生参加校外活动，应提前至少5天以书面形式向国际教育学院备案，备案后方可组织学生参加。

第七条留学生组织、开展正当的文体活动如需租借校内场地，应提前至少1周以书面形式向国际教育学院提出申请，申请应详细说明活动的宗旨、地点、规模、参加人员、活动具体内容、经费预算及来源等。申请经批准后，国际教育学院可协助留学生联系校内场地租借事宜。

第八条留学生在开展各类文体活动时，应爱护活动场所的公共设施，维护场地的卫生；活动完毕应及时清扫场地；公共设施如因人为因素被损坏，应照价赔偿。

第九条根据《中华人民共和国境内外国人宗教活动管理规定》，学校不为任何留学生提供举行宗教仪式的场所，严禁进行传教、宗教聚会等各种宗教活动。

第十条国际教育学院辅导员负责指导留学生活动，并协助相关单位策划、组织、开展各类留学生文体活动。

第十一条留学生开展各类活动若涉及校外学生、团体参与，应提前至少一周向国际教育学院报备，详细说明校外参与人员或团体情况、活动宗旨、地点、规模、内容、经费预算及来源。

第十二条活动期间留学生的安全、出行、食宿等应由组织活动的单位负责；如活动组织单位隐瞒真实活动内容，或组织单位未经国际教育学院批准，擅自组织留学生参加活动，由此产生的一切后果由组织活动的单位及留学生本人承担。

第十三条课外活动如需留学生在校外住宿，活动组织单位应向国际教育学院报备，按相关法律法规安排留学生入住有涉外资质的宾馆酒店或向当地派出所报备。

第十四条留学生活动坚持“先预算、后支出”的原则。活动经费主要用于留学生活动开展过程中所发生的必要支出。

第十五条开展留学生活动务必精心组织、勤俭节约、讲求实效。活动经费必应专款专用，不得挤占挪用，不得用于开展与留学生活动无关的其他事务，不得变相发放各类人员经费。

第十六条国际教育学院对留学生活动的真实性、合理性、合法合规性负责，并有权拒绝批准虚假、不合理、不合法规的活动。若组织方在未获批准的情况下继续举办活动，将承担相应的后果。

第十七条开展留学生活动应严格按学校规定使用经费，单次活动预算金额在500元以下的可直接将活动费发放给留学生活动负责人开展活动，单次活动预算金额在500元（含）以上的原则上需凭正规票据报销。采用发放活动费方式开展活动的，国际教育学院应留存活动的原始凭证等材料备查。单张支出在1000元（含）以上的应提供支付记录。原则上留学生活动所发生的必要支出均应取得相应正规发票，除校内财务收据外，其他类型收据不予报销。

第十八条留学生活动经费报销原则上实行“一事一报”，原则上同一活动事项不允许分批多次报销，活动结束应在两周内办理报销手续。第十九条由留学生主办的活动应提交活动总结；由校内各单位组织的活动，按学校相关规定执行。

第二十条外出社会实践活动报销范围包括往返交通费、住宿费、零星办公用品等，其中往返交通费、住宿费按学校差旅费管理办法相关规定执行，不得报销留学生差旅补助。

第二十一条每次活动应指定活动负责人（一般为留学生社团负责人或活动发起人）1名，指导老师1名（一般为留学生辅导员，主要负责活动财务相关事宜）。活动负责人、指导老师不能为同一人。核实预算后，两人均应在相应表格内签名。开展留学生活动应事前填写《西南交通大学留学生活动申请及预算审批表》，并应附上详细活动方案（包含但不限于策划书）。

第二十二条活动结束后两周内，活动负责人应整理好以下资料（规模较大的活动应提交活动总结材料，详见附件2），提交国际教育学院归档：（1）《西南交通大学留学生活动总结表》；（2）活动过程中的影音图片资料。国际教育学院应做好活动资料的收集、整理、归档及保管工作，归档资料形式不限，可以是书面纸质资料，也可以是电子形式。

第二十三条本规定自发布之日起实施，由国际合作与交流处（国际教育学院）进行解释。外文版本（如有）仅为帮助学生理解规定内容，最终解释与执行以中文版为准。